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会社のデスクの整理整頓の話

こんにちは。よもぎです。
ADHDの方は、お片付けが苦手な方、多いですよね。

会社では特にそれが人の目に触れてしまいます。恥ずかしかったり、実際に書類を失くしてしまったりして、評価が下がってしまうことがあります。そんなのもったいない!ですよね。

今日は会社での整理整頓の方法をご紹介しようと思います。

おさらい:ADHDはなぜ整理整頓が苦手?

整理整頓が苦手なADHDの当事者の方はすごく多いと思います。なぜなのか?について一度おさらいしてみましょう。

手順を考える、計画を立てる力の弱さが原因にあると考えられている。
整理整頓は「どう分類するか」「どこにしまうか」「どの順番で片づけるか」などを考えていかなければ完成しない。段取りの極めて重要な作業だ。
(中略)
ものを捨てられないのも、予想・予測が苦手なために「"多分”もう使わない」「捨てても何とかなるから問題ない」といった見切りがつけられず、捨てるものの判断をすることが難しいのだ。

※引用元:ちょっとしたことでうまくいく 発達障害の人が上手に働くための本

なんかもう「そうです、そうなんです!」としか言えない部分がありますよね。ですが、それでもあきらめずに整理整頓しようというのがこの記事の目的です。

整理整頓ができないやつは仕事ができない

どこに片づけたのか忘れてしまって、探すのに時間がかかってしまったり、はたまた失くしてしまったり。二重三重に苦労されている当事者の方も多いのではないでしょうか。
一般的に「整理整頓ができないやつは仕事ができない」とよく言われるので、それも合わせて叱られてしまったりという経験、ありませんか?

よもぎの会社は「整理整頓」が社則にあって、年に何回かルールに則って整理整頓されているか机のチェックがあるくらい厳しいです。そしてやっぱり部長クラスの皆さんは机がきれい!そんな環境の中で「自分も整理整頓してスマートに仕事をしたい!」と数年かけて作ってきたマイルールを紹介したいと思います。

整理整頓のマイルール

整理整頓のためのマイルール。準備やコツ、実際の整理の状況を順に紹介していきたいと思います。

極限まで物を減らす

全てにおいて、まずは『物を減らす』これがキモだと思います!いわば断捨離ですね。環境にもよりますが「なくては困るもの」って意外と少ないのです。

<溜まりやすいものの例>
・事務用品の予備
・未整理の書類
・未整理の名刺
・古い製品カタログ
・昔の会議の資料

私なら下の2つは迷いなく捨てます。判断に自信の持てない方は、同僚などに「これいると思う?」とさりげなく聞いてみるのもありです。
未整理の書類、未整理の名刺などは『とりあえず保管場所』を作ります。事務用品の予備は、自分がこだわって私物として買っているもの以外はストックを持ちません。

『とりあえず保管場所』を作る

これは昔に、Twitterで紹介したことがあったので、載せたいと思います。



一時ファイルをカテゴリごとに作り、「ファイルを使ったら手前に戻す」をルールにすると、奥の方に「特に必要ない」あるいは「もう部課共有の棚に移していい」ファイルが溜まっていくというシステムです。
最初のおさらいで、ADHDは捨てていいものの見極めが苦手、という指摘がありましたので、具体的な使用頻度を視覚化するというのがポイントです。

引き出し整理の極意

では物を減らしていよいよ引き出しを整理...という段階ですが、私のお勧めはとにかく以下の2つです。

・重ねない
・それしか入らない場所を作る

これだけです!順番に説明していきましょう。

重ねない

引き出しを開けて上から見た時に、何かに重なって見えなくなるものがあると、そのものの存在を忘れやすいです。
見渡して常にすべてが目に入るようになるのが理想です。そこまでたどり着くためには、とにかく物を減らしていく必要がありますよね。もうこれは、ちょっとずつ、ちょっとずつでいいです。
ADHDの人は特に、いきなりやろうとすると過集中で電池切れになったり飽きたりして投げ出しちゃうので。(笑)

はじめのうちは「将来的にそうしよう」と常に少しずつ取り組むのがいいと思います。

それしか入らない場所を作る

文字の意味そのままです。可能ならはさみの形、ふせんの形にぴったりの仕切りがあるといいと思っています。私は、なんでも入りそうな便利なスペースがあると、なんでもそこに入れてしまうようになるという特性があるので、これを逆手に取りました。明らかにこれしか入らないよね、という不便な形にすることで、あるべきところにあるべきものが帰ってくるようになるという作戦です。

本当はこれ↓を使ってみたいです。究極の「それしか入らないスペース」になります!物がもっと減ったらですが、、現在検討中。。。

 

で、実際どんな感じにしているの?

ここまで来て、じゃあ実際どのくらい片付いてるんだ?!と言われそうなので、ひっそりと机の中を紹介したいと思います。ちなみに私の会社のデスクは、一般的な3段の袖机がついているタイプです。

袖机の一番上の引き出し:細かい事務用品

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それぞれの居場所を明確に区切っていて、テトリスのようにぴったりはまるようになっています。笑
ハサミが若干他のものと重なってしまうので気持ち悪くて、改良を検討中です。

二番目の引き出し:資料や書籍、その他の雑貨

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さっき登場した『一時保管場所』がここにあります。ふでばこには、定規やラインマーカーが入っていて、会社に来たらすぐデスクの上に出して、ペン立て代わりに使っています。あとこの筆箱は、メッシュ素材のものを使っているので、中に入っている物が一目でわかるようになっています。

三段目の引き出し:資料ファイル入れ

写真はありませんが、『一時保管場所』から昇格して、ファイリングされた資料を並べて入れてあります。

整理整頓マイルールまとめ

☑ 物は増やさない/なるべく減らす
☑ 収納するときに重ねない
☑ 仕切りのためにポーチなどを使う場合は、
  中身が見えるメッシュ/半透明の物を使う
☑ 物を収納する場所は、なるべくぴったりそのもの"専用"の形に

いかがでしたでしょうか?なにかヒントになるものがあれば幸いです。いまだに整理整頓は得意ではないのですが、何年もかけてすこーしずつ物を減らし、自分に合う管理方法を見つけてここまでできるようになりました。

ちなみに、最初に引用した本ですが、この中にもお片付けについての工夫が紹介されているのでお勧めです!

皆さんも会社のデスクのお片付け、諦めずにやってみませんか?目に見えて片付いてくると、失くしものや探し物が減るのはもちろん、周りからの評価も変わるおまけつきです!

本日も最後までお読みくださりありがとうございました😊